BOLETÍN INFORMATIVO. Publicación del Flotante de los emisores


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1 BOLETÍN INFORMATIVO Publicación del Flotante de los emisores No. 330 Bogotá D.C., 19 de Diciembre de 2016 La Bolsa de Valores de Colombia -BVC- informa a los emisores de acciones inscritos en Bolsa, el proceso para la remisión del flotante mediante el aplicativo web diseñado con este propósito. A continuación se detalla el procedimiento a seguir para el reporte del Flotante y las generalidades del aplicativo web. Antecedentes De conformidad con lo establecido en el Artículo del Decreto 2555 de 2010, adicionado por el artículo 7 del Decreto 2878 de 2013, los emisores de valores inscritos en Bolsa deberán reportar la información del flotante de acuerdo con lo establecido en el mencionado Decreto y en los artículos y del Reglamento BVC y artículo de la Circular BVC. El flotante reportado permitirá a la Bolsa de Valores determinar el estado de los límites establecidos en el artículo del Decreto 2555 de 2010, en cuanto a la relación entre el número de acciones objeto de operaciones repo o TTV y el flotante de la respectiva especie. PROCESO DE SOLICITUD DE USUARIO Y CONTRASEÑA PARA INGRESO AL APLICATIVO 1. El emisor deberá descargar el formato FO_GCM_3003 "Solicitud de Usuarios" publicado en el portal web de la BVC: Home/Comisionistas y Afiliados/ Trámites ante la BVC/ Mantenimiento de Usuarios y Aplicativos. El formato deberá ser diligenciado de acuerdo con los pasos mencionados en la sección Formato de Solicitud de Creación de Usuario del presente boletín. Cada emisor deberá diligenciar dos formatos, con el objetivo de que la BVC realice la creación de dos usuarios quienes serán los encargados de reportar el flotante en el aplicativo web. 2. El Emisor tendrá un mes calendario para enviar el formato diligenciado al correo electrónico el cual deberá ir acompañado del Certificado de Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 30 días y con fotocopia del documento de identificación de los usuarios que reportarán el flotante. 3. Posteriormente la BVC realizará el proceso de creación de usuarios y contraseñas y serán enviados a través de correo electrónico cifrado, a los usuarios solicitantes.

2 4. El usuario emisor deberá seguir los pasos relacionados en la sección Notificación de Usuario y Contraseña del presente boletín, o publicado en el portal web de la BVC: Home/Comisionistas y Afiliados/ Trámites ante la BVC/ Mantenimiento de Usuarios y Aplicativos, con el objetivo de descifrar el correo electrónico y obtener la información de usuario y contraseña del aplicativo. FORMATO SOLICITUD DE CREACIÓN DE USUARIO A continuación se describe la información a relacionar en el formato FO_GCM_3003 "Solicitud de usuarios" para la creación del usuario en la aplicación del flotante: DATOS DE LA ENTIDAD (Emisor): Corresponde a la razón social de la entidad, fecha de la solicitud, nombre del Representante Legal y su No. de Cédula. DATOS DEL USUARIO SOLICITANTE: Corresponde a los datos personales del usuario solicitante. MATRIZ DE SOLICITUDES APLICATIVO FLOTANTE: Corresponde al tipo de solicitud que el usuario está requiriendo a la BVC. Para relacionar la solicitud de creación de usuario se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo de mercado: Seleccionar "Renta Variable". Tipos de acceso: Seleccionar "Flotante". Tipo de usuario: Seleccionar el usuario para quien se va a realizar la solicitud, en este caso Emisor. Tipo de solicitud: Identifica el trámite a realizar con la BVC, en este caso seleccionar Creación de Usuario Código de usuario / No. ID Credencial: Para la creación de usuario se debe dejar el campo en blanco.

3 Modalidad Operativa: En este campo se debe seleccionar la opción No Aplica. NOTIFICACIÓN DE USUARIO Y CONTRASEÑA El usuario y contraseña será notificado a través de correo electrónico cifrado a la cuenta registrada en el formato "Solicitud de usuarios". Para obtener esta información el emisor deberá realizar los siguientes pasos: 1. El usuario recibe un mensaje de correo electrónico y debe dar clic en Abrir Mensaje : 2. Se muestra la siguiente página, el usuario debe dar clic en Register por una única vez. * En caso de olvido de la contraseña de ingreso al correo cifrado, seleccione la opción Forgot Password

4 3. Aparece una ventana de registro, donde el usuario debe diligenciar los campos: , Password y Re-Enter Password y dar clic en Register. 4. Luego de registrarse queda visible la bandeja de entrada del correo electrónico, donde el usuario debe seleccionar de nuevo el correo recibido. 5. Al abrir el correo se informa el usuario y contraseña asignado para ingresar al aplicativo del Flotante

5 6. Por último dar clic en Cerrar Sesión para devolverse a la ventana de ingreso. INGRESO AL APLICATIVO DEL FLOTANTE Para el ingreso a la aplicación el sistema debe contar con los siguientes navegadores web: Internet Explorer con versión 9 o superior. Firefox con versiones 35 o superior y 39 o superior Chrome con versiones 35 o superior y 39 o superior El emisor deberá ingresar al siguiente link: y visualizará la siguiente pantalla:

6 Para el ingreso a la aplicación el usuario debe contar con: 1. Usuario: Nombre de usuario asignado por la BVC 2. Clave: Entregada automáticamente en la creación del sistema, luego deberá ser cambiada por el usuario. 3. Ingresar los caracteres que se muestran en el campo Captcha 4. Dar clic en el botón Login CAMBIO Y RECUPERACIÓN DE CLAVE Una vez el usuario haya ingresado al aplicativo por primera vez, la aplicación le solicitará cambio de contraseña para lo cual deberá ingresar los siguientes datos: Clave antigua Clave nueva Ingresar nuevamente la nueva clave Dar clic en el botón Cambiar. Para elegir la clave tener en cuenta: La contraseña debe consistir de una combinación de caracteres alfanuméricos y caracteres especiales diferentes a (<>=? "). No se permite ingresar más de 3 caracteres idénticos consecutivos, ya sean números, letras o caracteres especiales. La contraseña debe contar con una longitud mínima de 8 caracteres alfanuméricos.

7 En el evento en que el emisor olvide la clave deberá seguir los siguientes pasos para la recuperación de la misma: Desde la pantalla de Login dar clic en el link Olvido la clave? Ingresar el Usuario personal. A continuación dar clic en el botón Enviar.

8 Una vez los datos sean diligenciados, el sistema enviará un correo electrónico cifrado con la nueva clave a la dirección asociada al usuario registrado y deberá realizarse el proceso de "Notificación de usuario y contraseña" PROCESO PARA CARGAR EL FLOTANTE Al ingresar al menú principal, el usuario podrá visualizar las diferentes funcionalidades a su disposición en la parte izquierda de su pantalla: Al seleccionar la opción "Cargar Flotante" podrá observar los siguientes campos que aparecerán de manera automática para cada emisor: Tipo de acción: Preferencial u ordinaria (Dependerá del emisor). Nemotécnico: Nombre asociado a la especie. Descripción: Campo que será utilizado por el administrador BVC para dar información relevante de la acción. El emisor deberá diligenciar los siguientes cuatro campos: a) Acciones Socio < 5%: Número total de acciones en poder de los accionistas personas naturales y/o jurídicas, diferentes de los accionistas establecidos en los literales b, c y d, que considerados individualmente cada uno no posea más del cinco por ciento (5%) del capital social del emisor. b) Acciones de Fondos > 5%: Número total de acciones que los fondos administrados por las sociedades administradoras de fondos de pensiones y cesantías posean en el capital social del emisor.

9 c) Acciones de seguros > 5%: Número total de acciones que las compañías de seguros posean en el capital social del emisor. d) Acciones fondos de Inversión > 5%: Número total de acciones que los fondos de inversión colectiva posean en el capital social del emisor. Una vez el usuario haya ingresado la información solicitada en el formulario, deberá dar clic en el botón guardar, con el fin de que el sistema realice el almacenamiento de la información reportada. MANTENIMIENTO DE USUARIOS APLICATIVO FLOTANTE Si el emisor requiere la modificación de usuario o reinicialización de contraseña (al ser bloqueada por más de 3 intentos) deberá solicitarlo a la BVC diligenciando el formato FO_GCM_3003 "Solicitud de usuarios". Debe tener en cuenta que por cada solicitud se debe diligenciar un formato, de acuerdo con lo establecido a continuación: DATOS DE LA ENTIDAD (Emisor): Corresponde a la información relacionada a la razón social de la entidad, fecha de la solicitud, nombre del Representante Legal y su No. de Cédula. DATOS DEL USUARIO SOLICITANTE: Corresponde a la información del usuario solicitante.

10 MATRIZ DE SOLICITUDES APLICATIVO FLOTANTE: Corresponde al trámite o tipo de solicitud que el usuario está solicitando realizar a la BVC. Se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo de mercado: Seleccionar "Renta Variable". Tipos de acceso: Seleccionar "Flotante". Tipo de usuario: Seleccionar el usuario para quien se va a realizar la solicitud, en este caso Emisor. Tipo de solicitud: Identifica el trámite o solicitud a realizar con la BVC: Modificación de Usuario: Esta solicitud se debe seleccionar en caso de requerir cambiar el usuario que reporta el flotante. Reinicialización de contraseña: Esta solicitud se debe seleccionar en caso de requerir el desbloqueo de la contraseña actual. Lo anterior ocurre en el momento en que la clave de ingreso a la aplicación es ingresada de manera incorrecta más de tres veces. Código de usuario / No. ID Credencial: Este campo se diligencia dependiendo del tipo de solicitud tal como se muestra a continuación: Modificación de Usuario: Relacionar la información del Código de Usuario anterior. Reinicialización de contraseña: Relacionar el Código de Usuario a quien se va a reinicializar la contraseña. ALERTAS PARA REPORTE DEL FLOTANTE El aplicativo estará habilitado durante los 10 primeros días hábiles del mes para permitir al emisor efectuar el reporte del flotante. Se generarán los siguientes tipos de alerta o recordación a través del correo registrado del usuario: - Informativa: Informa al usuario la fecha de corte del flotante al comienzo de cada mes en donde el emisor será informado del plazo que tiene para reportar el flotante. - Advertencia: Advierte al usuario que se encuentra en el último día hábil para cargar el Flotante. OTRAS CONSIDERACIONES Los emisores de valores podrán consultar la información del flotante de las especies de renta variable en el Informe de Riesgos de Renta Variable que podrán descargar en la página web de la Bolsa: Mercado Local Informes Bursátiles Reporte de Riesgos de Mercado de Renta Variable en la sección 16. Cantidad de acciones bloqueadas en repos y TTVs y relación con la cantidad de acciones en circulación.

11 Para mayor detalle de la normatividad relacionada con el flotante, el emisor podrá consultar la página web de la Bolsa Sistemas Administrados Renta Variable Acciones Reglamento BVC y/o Circular BVC o comunicarse a través de la línea de Servicio al Cliente o por el correo electrónico

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