ADMINISTRAR Y FINANCIAR


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1 VERSIÓN: 4 Página 1 de 15 Preparó: Lic. Olivia Hernández Revisó: Ing. Verónica García CARGO: FIRMA: FECHA: Página 1 de 15 Jefe crédito y cobranza Gerente de calidad Autorizó: Ing. Gustavo Plazola Gerente de administración y finanzas 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 1.1 Definir la metodología para los procesos de controlar y revisar cuentas por cobrar, revisar y autorizar contabilidad, controlar y revisar cuentas por pagar, y otorgar créditos. 2.2 Personal del departamento de administración, ventas, contabilidad, tesorería, crédito y cobranza. 3. DEFINICIONES SAP Es un software empresarial (ERP) enfocado a optimizar el ciclo de operaciones, procesos y flujos de información operativa, administrativa y contable para las pequeñas y medianas empresas (PYMEs). 4. POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES 4.1 Del jefe de crédito y cobranza, Gerente de Finanzas Asegurarse que se cumplan estos procedimientos: POL-008 Crédito y Cobranza POL-012 Autorización de Gastos 5. METODOLOGÍA 5.1 Consta de cuatro procesos que son: I. Controlar y revisar cuentas por cobrar. II. Revisar y autorizar contabilidad. III. Controlar y revisar cuentas por pagar. IV. Otorgar créditos.

2 VERSIÓN: 4 Página 2 de Revisar documentos de entrega Página 2 de 15 I CONTROLAR Y REVISAR CUENTAS POR COBRAR 1.1 Revisar documentos que recibe de facturación. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe revisar el reporte que le entrega el responsable de facturación y asegurarse que estén todas las facturas que marca dicho reporte, así como el soporte de cada una de ellas como es: Copia de factura con firma y/o sello original de recibo, o en su caso vale de salida de mercancía firmado por el cliente y/o sellado, y orden de compra Contra recibo: revisar que esté a favor de Industrias Promi de Occidente, SA. De CV. Este correcto el número de factura e importes y tenga firma de quien lo proporciona Cheque: revisar que esté a favor de Industrias Promi de Occidente, SA. De CV. Importe en número y cantidad correctos y este firmado, no debe ser al portador y deberá ser proporcionado por la persona o empresa a la cual le facturamos, no se debe aceptar si proviene de terceras personas Recibo de pago en efectivo: verificar depósito en movimientos bancarios. 1.2 Las copias de facturas con sello original deben ser archivadas por el ejecutivo de crédito y cobranza en el expediente de cada cliente asignado para este fin en espera del día indicado para envió a contra recibo. 1.3 El contra recibo, debe ser archivado por el ejecutivo de crédito y cobranza en expediente del cliente en espera de su vencimiento para envió a cobro. 1.4 El cheque; si es para deposito inmediato el ejecutivo de crédito y cobranza debe prepararlo para su depósito, si es posfechado lo archiva en expediente de cheques en espera del día que debe ser depositado. 1.5 El recibo de pago en efectivo; el ejecutivo de crédito y cobranza debe capturar pago y engrapar a póliza de ingreso. 1.6 Esto debe elaborarse todos los días antes de retirarse. 1.7 Identificar depósitos: Revisar cartera para identificar documentos de cobro. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe exportar cartera a Excel del sistema SAP para ordenarla por vencimientos, es decir en primer lugar deben aparecer los documentos más vencidos y/o los de mayor importe, se puede imprimir o dejarla en electrónico. Esto se debe hacer diariamente Llamar a clientes para cobro de documentos vencidos. Una vez identificados los clientes y documentos vencidos el ejecutivo de crédito y cobranza procede a llamar a cada uno de los clientes, para que nos proporcionen fecha de pago, o en su caso nos indiquen cuando volvemos a llamar, se debe llevar agenda de cada solicitud del cliente. Esta actividad es diaria Exportar movimientos del portal bancario a Excel. El ejecutivo o jefe de cuentas por cobrar debe exportar de internet los movimientos bancarios de cada cuenta a un archivo en Excel, con el fin de tener conocimientos de

3 VERSIÓN: 4 Página 3 de 15 los pagos que se reciben durante el día, los cuales son necesarios para la toma de decisiones en la autorización de los pedidos. Esta actividad debe hacerse cada dos horas durante la jornada diaria. Página 3 de Identificar depósitos del día. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe estar ingresando a su archivo de bancos en Excel, para revisar los nuevos depósitos guardados en cada exportación de internet, para identificar cada pago; la identificación se elabora con la ayuda de sus anotaciones de las promesas de pago obtenidas al momento de la llamada de cobro con el cliente, o con las fichas recibidas vía fax, o por los correos electrónicos de aviso de pago. Esta actividad debe ser realizada a la par de la exportación de datos de portales bancarios. 1.8 Capturar pagos en SAP Verificar deposito vs importe de factura pagada. El ejecutivo de cuentas por cobrar debe de identificar las facturas que paga el cliente con cada uno de los depósitos que recibe, y que estas sean pagadas al 100%. En caso de diferencia, debe comunicarse con el cliente de inmediato para solicitar información. Una vez que tiene conocimiento del motivo debe: Si es diferencia en precios: Confirmar con coordinación de ventas que proceda, solicitar formato para nota de crédito Si es por sacos rotos o faltantes de mercancía; confirmar con coordinación de ventas, solicitar la nota por devolución de material correspondiente Si es por apoyo adicional; Confirmar con coordinación de ventas y/o gerente de ventas solicitar formato para elaboración de nota financiera. Esto se debe hacer diariamente Aplicar pago a facturas. La forma de captura SAP se hace acorde a los siguientes slide:

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7 VERSIÓN: 4 Página 7 de 15 II REVISAR Y AUTORIZAR CONTABILIDAD Página 7 de Existen tres tipos de Egresos por revisar y autorizar: A. Materia prima y Gastos Generales. B. Gastos de Viajes. C. Comprobación de Gastos 2.2 Recibir y revisar factura y su soporte. A. MATERIA PRIMA Y GASTOS GENERALES El auxiliar contable debe recibir facturas de los proveedores todos los jueves, excepto proveedores foráneos, y entregar contra recibos. Debe recibir facturas y sellarlas de recibido y dar contra recibo El auxiliar contable debe revisar el soporte completo y correcto por cada factura, para obtener la prueba del servicio o mercancía recibidos. 2.3 Registro de cuenta por pagar de gastos o compras de materias primas en SAP El auxiliar contable debe entregar facturas con soporte a auditoría interna para su revisión y VoBo y obtener sello de revisado por auditoría interna El auxiliar contable debe capturar los gastos o compras de materias primas en SAP debe registrar los datos de facturas originales de acuerdo al proveedor. Se podrá apoyar con almacén, compras o contador general. Nota: Todas las facturas recibidas los jueves deben contar con sello de auditoría interna y deben estar listas y registradas el viernes. 2.4 Entregar documentos de cuentas por pagar registrados en SAP a tesorería El auxiliar contable debe imprimir el registro contable que ampara la transacción de SAP esto es la póliza de registro contable creada en SAP. Nota: El día viernes debe tener todas las pólizas contables impresas de lo recibido el jueves El auxiliar contable debe cotejar la impresión con los datos de factura original para asegurarse que no existan errores y entregar completa la póliza a tesorería para generar cheque. Nota: El día viernes tienen que quedar entregadas todas las pólizas con su soporte en tesorería.

8 VERSIÓN: 4 Página 8 de 15 B GASTOS DE VIAJES Página 8 de Se realiza solicitud de gastos de viaje que se puede obtener del intranet REG-130 Solicitud de Gastos. 2.6 Llenar solicitud de gastos de viaje El solicitante de gastos de viaje debe llenar y firmar el REG-130 Solicitud de Gastos (el registro debe ser llenado en computadora). Nota: En la solicitud se debe detallar las cantidades requeridas para gastos de hospedaje, combustible y alimentación (y cualquier gasto previsto diferente a los anteriores (el cual será entregado en cheque o depósito) El solicitante de gastos de viaje REG-130 Solicitud de Gastos deberá ser autorizado por su jefe inmediato mínimo a nivel gerencial Se debe firmar de aprobado o rechazar la solicitud si no está de acuerdo a las políticas de gastos de viaje. El área de cuentas por pagar deberá recibir la comprobación de gastos de viaje y a vez rechazar si no cumple con la política de gastos de viaje El solicitante de gastos de viaje debe llevar la solicitud a contabilidad para revisar que no existan saldos por comprobar y obtener firma Contabilidad debe firmar la solicitud y realizar el registro en el SAP Con el depósito o pago el área de cuentas por pagar registra la comprobación en sistema SAP cancela anticipo de gastos de viaje en caso de que aplique y/o se realiza pago de saldo a favor. Nota: La solicitud debe ser entregada a cuentas por pagar antes de las 10:30am del día previo al viaje Tesorería debe ingresar los fondos autorizados anticipo o rembolso de gastos de viaje y debe entregar el cheque o hacer depósito en la cuenta del solicitante Al regresar del viaje el solicitante de gastos debe solicitar a contabilidad el estado de cuenta Si no gastó todo el dinero y realizo gastos adicionales por su cuenta el solicitante debe hacer la comprobación como se indica en el punto C. Comprobación de gastos Si gastó todo el dinero autorizado y además hizo gastos adicionales por su cuenta el solicitante debe hacer la comprobación como se indica en el punto C. Comprobación de gastos. 2.7 Llenar solicitud de gastos por comprobar. C COMPROBACION DE GASTOS El solicitante de gastos por comprobar debe llenar y firmar los dos tantos del REG-132 Comprobación de gastos (el registro debe ser llenado en computadora).

9 VERSIÓN: 4 Página 9 de El solicitante de gastos por comprobar debe llevar el REG-132 Comprobación de gastos al jefe inmediato mínimo gerente para su autorización de la factura cada uno de los comprobantes Página estos comprobantes 9 de 15 deberán contener al reverso los siguientes datos en el caso de gasolina el kilometraje del vehículo y la unidad, para alimentos el concepto de si fue desayuno comida o cena además nombre completo del o las personas que realizaron el gasto de igual forma para el resto de los comprobantes, con los comprobantes fiscales de los gastos a comprobar a contabilidad Contabilidad debe revisar que los comprobantes cumplan con los requisitos fiscales. Los documentos anexos deben ser razonables y acordes a las fechas de la solicitud, si todo es correcto debe firmar los dos tantos del REG-132 Comprobación de gastos Contabilidad debe imprimir el registro contable que ampara la transacción de SAP, que es la póliza contable. Nota: El día viernes debe tener todas las pólizas contables impresas de lo recibido. III. CONTROLAR Y REVISAR CUENTAS POR PAGAR 3.1 Existen dos tipos de cuentas por pagar: A. Pasivos y gastos. B. Anticipo en moneda extranjera. 3.2 Revisar pasivos y gastos capturados en SAP. A. PASIVOS Y GASTOS El auxiliar contable debe recibir los pasivos y gastos. Facturas originales recibidas del personal de almacén o ejecutivo de compras. 3.1 La tesorera debe revisar la impresión del registro contable en el SAP y la asignación correcta de la cuenta contable, para tener registradas las facturas correctamente en SAP, se puede auxiliar con el contador general o auxiliar contable. 3.3 Revisar documentos de soporte La tesorera debe revisar que la compra o gasto contenga la firma de autorización según la política se puede auxiliar en el auxiliar contable La tesorera debe revisar que el gasto o compra tenga la factura original con firma o sello de recibido en almacén. Se puede apoyar con el auxiliar contable. 3.4 Revisar saldo en cuenta Vs conciliación de contabilidad La tesorera debe obtener saldo de SAP de cuenta bancaria, verificando que el último cheque emitido por el SAP sea el mismo que se emitió en la chequera física.

10 VERSIÓN: 4 Página 10 de La tesorera debe descargar diariamente en Excel todos los estados de cuenta bancarios activos utilizando la clave y contraseña de la página de internet. Página 10 de Generar cheque en SAP La tesorera debe ingresar a SAP y obtener de acuerdo al número impreso en póliza el registro contable La tesorera debe revisar en chequera física, numero de cheque consecutivo y registrar en Excel. El registro debe incluir número de cheque, fecha, proveedor e importe. 3.6 Recabar firmas en cheque La tesorera debe anexar diariamente el cheque impreso de SAP al soporte de póliza La tesorera debe dirigirse a contabilidad para la revisión de datos fiscales y factura original para poder recabar la primera firma del cheque. 3.7 Entregar pagos La tesorera debe recibir del proveedor contra-recibo y recabar firma de cheque recibido en la póliza La tesorera debe revisar el estado de cuenta bancario vs el cheque emitido y debe revisar el cobro de dicho cheque en máximo tres meses, caso contrario se procede a la cancelación del cheque. 3.8 Revisar anticipo en moneda extranjera en SAP. B. ANTICIPO EN MONEDA EXTRANJERA El auxiliar contable debe recibir las facturas originales para anticipo en moneda extranjera del personal de almacén o del ejecutivo de compras, en máximo 12 horas La tesorera debe revisar la impresión del registro contable en el SAP y la asignación correcta de la cuenta contable. Se puede apoyar con el auxiliar contable o el gerente de contabilidad. 3.9 Revisar documentos soporte de anticipo La tesorera debe revisar que la compra o gasto contengan la firma de autorización según la política. Se puede apoyar con el auxiliar contable La tesorera debe revisar que el gasto o compra tenga la factura original con firma o sello de recibido en almacén. Se puede apoyar con el auxiliar contable Revisar saldo en cuenta vs conciliación de contabilidad La tesorera debe revisar y conciliar estados de cuenta bancarios vs saldo en SAP Pactar vía telefónica.

11 VERSIÓN: 4 Página 11 de La tesorera debe hablar vía telefónica con la casa de bolsa para verificar el costo del USD al momento y pactar la compra de los mismos. Página 11 de La tesorera debe recibir y autorizar factura de la compra de USD Generar cheque en SAP La tesorera debe ingresar a SAP y obtener de acuerdo al número impreso en la póliza el registro contable La tesorera debe revisar en chequera física el número de cheque consecutivo y registrar en Excel La tesorera debe verificar en SAP que el número de cheque sea igual al número de chequera física La tesorera debe generar pago en SAP de póliza contable e imprimir, debe incluir, fecha, importe, proveedor, o beneficiario y cantidad con letra Recabar firmas en cheque La tesorera debe dirigirse a contraloría para revisión de soporte de póliza como cotizaciones y requisiciones y verificar que la requisición fue correctamente autorizada. Se apoya con auditor La tesorera debe dirigirse a auditoria para revisión de la prueba de servicio o mercancía recibida y recabar segunda firma. Se apoya con el contador y contraloría Pagar con cheque generado a casa de bolsa La tesorera debe entregar el cheque a la casa de bolsa y recibir de su parte el contra recibo y recabar firma de cheque recibido en la póliza La tesorera debe revisar el estado de cuenta bancario vs el cheque emitido y revisar el cobro de dicho cheque en máximo 3 meses. Se puede apoyar con el auxiliar contable, de no estar cobrado se procede a la cancelación del cheque 4.1 Llenar Formatos de Crédito. IV. OTORGAR CREDITOS Solicitar al prospecto llenado de formatos de crédito. El ejecutivo de ventas debe entregar al prospecto Reg-017 check list para otorgar créditos y Reg-016 Reg formatos de crédito, para su llenado. Una vez que el prospecto llenó y entrego formatos de crédito y documentación enlistada en Reg-017 check list para otorgar créditos, el ejecutivo de ventas entrega dicha documentación a ejecutivo de crédito y cobranza Revisar el correcto llenado de los formatos de crédito. El ejecutivo de crédito y cobranza al momento de recibir los documentos por parte del ejecutivo de ventas anota fecha de recibo en Reg-017 check list para otorgar créditos, (para el conteo de tiempo de respuesta), debe asegurarse que se anexa la documentación completa así como el llenado correcto de los documentos:

12 VERSIÓN: 4 Página 12 de 15 Página 12 de Reg-016 Solicitud de Crédito: Además de los datos de cliente, es importante estén los datos de sus proveedores (nombre de empresa y teléfonos). - Importe y días de crédito, que se desean obtener. - Firma del cliente y ejecutivo de ventas. - Lista de precios Reg-021 o Reg-022 Autorización de investigación: Debe firmarse por duplicado, no debe presentar tachaduras y debe ser a una sola tinta Pagare: Debe ser llenado a una sola tinta, sin abreviaturas, sin borrones ni tachaduras. 4.2 Revisar Referencias del Cliente Verificar sus principales proveedores y solicitar referencias. El ejecutivo de crédito y cobranza debe revisar el monto de crédito que solicita el ejecutivo de ventas para su prospecto; y canalizar de la siguiente forma: Si el importe es mayor a $ 50, se entrega a jefe de crédito y cobranza para su envió a investigación con agencia Si el importe es menor a $ 50, se queda con la documentación para solicitar referencias de clientes El ejecutivo de crédito y cobranza llama a cada uno de los proveedores que el prospecto proporciono, y solicita la siguiente información: Tiempo de ser cliente Productos que le vende Importe de límite de crédito otorgado Estimado de compras mensuales Días de crédito otorgado Forma de pago (cheque, transferencia, efectivo) Como tiene considerado al cliente (Excelente, Bueno, Regular, Malo) Nombre y puesto de persona que proporciona referencias Debe de tenerse como mínimo tres referencias, una vez obtenidas se entrega el expediente completo a jefe de crédito y cobranza 4.3 Analizar información y garantías

13 VERSIÓN: 4 Página 13 de 15 Página 13 de Verificar pagare para otorgar crédito con documentación y garantías completas El jefe de crédito y cobranza debe analizar la documentación que recibe (cuando la documentación y garantías están completas) junto con el gerente de finanzas poniendo atención en datos como: El inmueble en donde se encuentra el prospecto es rentado o propio De que monto son sus ventas mensuales; así como sus compras y adeudos El resultado de sus referencias comerciales El pagare este correcto, en caso que el cliente no llene el pagare, deberá firmar el Reg-146, Contrato de Crédito Si el análisis es favorable se otorga el crédito; y el jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad Verificar crédito sin garantía menores a $ 50, pesos. (En este caso, el prospecto debe firmar el Reg- 146, Contrato de Crédito) El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de finanzas la documentación del prospecto, con los mismos puntos mencionados anteriormente, y la información que proporciona el ejecutivo de ventas y gerente de ventas como: Si es una empresa o persona con antigüedad en el ramo Sea reconocido como persona confiable y honesta Si el crédito es otorgado, jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad Verificar crédito solicitado mayor a $ 50, pesos y menor a $ 100, pesos sin garantía (En este caso, el prospecto deberá firmar el Reg-146, Contrato de Crédito) El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de finanzas el reporte de la investigación de agencia necesario para la otorgación de este rango de crédito; Se determina la otorgación o negación Si el cliente es otorgado el jefe de crédito y cobranza entrega expediente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta en SAP Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad.

14 VERSIÓN: 4 Página 14 de 15 Página 14 de Verificar solicitud de crédito mayor a $ 50, sin garantía. El jefe de crédito y cobranza debe analizar junto con el gerente de finanzas, director comercial el resultado de la investigación de la agencia necesaria para la otorgación de crédito de este rango. Se determina la otorgación o negación Si el crédito es aceptado el jefe de crédito y cobranza debe entregar el expediente del cliente a ejecutivo de crédito y cobranza para su alta al SAP Esta investigación debe estar finalizada en un plazo de 03 días si el prospecto es local y 12 días si es de otra ciudad. 4.4 ASIGNAR CREDITOS Informar el monto del crédito asignado o negado a ejecutivo de ventas, el jefe de crédito y cobranza debe enviar un correo electrónico a ejecutivo de ventas con copia a gerente de ventas, y ejecutivo de crédito y cobranza informando; la otorgación de crédito al prospecto ahora cliente, mencionando; días de crédito y monto del mismo El jefe de crédito y cobranza debe enviar correo electrónico a ejecutivo de ventas con copia a gerente de ventas, si el crédito fue negado, mencionando los motivos Este correo debe ser enviado antes de la finalización del tiempo que es 03 días si es local o 12 días si se encuentra en otra ciudad Capturar en SAP créditos y días asignados, el jefe de crédito y cobranza debe capturar en SAP en el módulo de socio de negocios las condiciones crediticias del cliente como son: días y monto del crédito, y en observaciones debe capturar fecha de inicio de crédito El jefe de crédito y cobranza debe elaborar carta de bienvenida para el nuevo cliente; informando si Su crédito fue aceptado, las condiciones del mismo y los nombres, teléfonos y correo electrónico de las personas que le atenderán tanto en el área de ventas como de crédito Se archiva expediente.

15 VERSIÓN: 4 Página 15 de 15 VERSION # FECHA DE ELABORACION 4 22 SEPTIEMBRE ABRIL OCTUBRE 2012 DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO SE INCORPORA EL REG-146 CONTRATO DE CREDITO Y SE ACTUALIZA POR OPORTUNIDAD DE MEJORA DE AUDITORIS ISO 9001:2008 AGOSTO 2015 REVISION COMPLETA A PROCEDIMIENTO SE ANEXA SLIDE DE PANTALLA PARA LLEVARA ACABO LAS FACTURAS SE MODIFICO EL APARTADO DE GASTOS DE VIAJE Y GASTOS POR COMPROBAR Página 15 de 15 SOLICITÓ CAMBIO OLIVIA HERNANDEZ SANDRA GÜEVARA ALEJANDRO PEREZ 1 06 FEBRERO 2012 DOCUMENTO INICIAL JAVIER MENDOZA

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